Vademecum à l’usage des futurs collaborateurs au programme Digital Muret.

À vous, futurs collaborateurs au programme Digital Muret (personnels ou non de l’INHA), , nous vous avons préparé un vademecum synthétique pour vous faciliter la prise en main des outils de travail sur lesquels nous nous appuyons depuis 2016/2017. Comme toujours, c’est une manière de vous faire découvrir les coulisses de notre recherche.

  1. STRUCTURATION ET SAISIE DES DONNÉES

Structuration d’une planche-type

  • Toutes les planches ont un recto et un verso. Le recto est numéroté. L’ordre de numérotation est chronologique et s’applique à chaque recueil.
  • Sur certaines, les objets (et non les dessins) sont déjà numérotés, par ordre chronologique, de haut en bas et de gauche à droite , à quelques exceptions près. Il arrive cependant qu’un ou plusieurs objets n’aient pas de numéro. On garde, implicitement, le même ordre que celui énoncé ci-dessus.
  • Un même objet peut être représenté par plusieurs dessins (reprise du dessinateur, plusieurs faces, etc.). Un seul numéro est alors utilisé pour l’ensemble des dessins de cet objet. Cela ne concerne pas les doublons qui sont représentés sur plusieurs planches.
  • Sur le verso, peuvent apparaître une ou plusieurs légendes qui font référence aux objets du verso par un système de numérotation similaire. Les légendes ne sont pas systématiques.

Structuration du fichier partagé

  • Ce fichier a été créé pour faciliter la saisie des données : il permet notamment à plusieurs personnes de travailler en même temps, de pouvoir vérifier si des erreurs se sont glissées lors de la saisie, de travailler sur l’ensemble du corpus (homogénéisation des données, recherches transversales sur les acteurs, musées, objets, etc.) et d’optimiser le temps de saisie.
  • Sans rentrer dans le détail de chaque colonne, on peut diviser l’information en 6 groupes (nommés I à VI).
  • Une ligne correspond à un objet. Chaque objet représenté est identifié par une clé primaire (colonne A) qui répond au principe d’incrémentation (+ 1 à chaque fois).
I.                 INFORMATIONS EXTRINSÈQUES DES PLANCHES (A-H)
Il s’agit de la « carte d’identité » des planches. Pas besoin d’y toucher (sauf colonne B si doublon)
II.               INFORMATIONS INTRINSÈQUES DES PLANCHES (I-N)
On y trouve toutes les inscriptions qui figurent sur les planches. Pas besoin d’y toucher.
III.              TRAJECTOIRE DES ŒUVRES (O-T)
Il s’agit de l’historique moderne des œuvres qu’il vous incombe de compléter.
IV.             COMMENTAIRES INTERNES (U-X)
Ces colonnes sont des sortes de « mémos » internes à l’équipe, par exemple pour signaler si un objet a déjà été cherché par quelqu’un.
V.             DESCRIPTION ET IDENTIFICATION DES ŒUVRES  (Y-AO)
Il s’agit de la description et des propriétés des œuvres qu’il vous incombe de compléter.
V.               AUTRES (AP-AQ)
Ces colonnes servent à indiquer si Muret a recopié d’autres illustrations et à répartir entre les membres de l’équipe le travail de recherche et de saisie.


2. RECHERCHER DES DONNÉES

Cette rubrique ne présente pas les outils à disposition de manière exhaustive car ils sont généralement déjà connus par les chercheurs. Elle expose plutôt une démarche-type pouvant être appliquée à une multitude de catégories d’objets mais n’est bien sûr pas la seule démarche possible.

Se répartir les tâches

  • Deux cas de figure existent : une recherche structurelle pour alimenter le fichier de saisie en continu et une recherche conjoncturelle en vue de la publication d’un volume.
  • Dans le cas d’une recherche structurelle, on travaille sur plusieurs volumes à la fois. L’idéal est alors de se répartir le mobilier en fonction des goûts et des spécialités de chacun.
  • Dans le cas d’une recherche conjoncturelle, on travaille sur un seul volume. La méthode la plus efficace est d’attribuer à chacun un nombre d’objets à peu près égal et d’effectuer la répartition par catégorie de mobilier ; cela évite de se disperser dans les publications.

Travailler avec les œuvres sous les yeux

  • Une astuce pratique, quelle que soit la recherche réalisée, est d’imprimer les objets qui vous sont attribués et de reconstituer des planches typo-chronologiques afin d’avoir en un coup d’œil des objets de même type lorsque vous serez plongés dans les publications. De la sorte, vous pourrez aussi prendre des notes directement sur les dessins.

Chercher des œuvres : première étape

  • La première étape est d’éplucher les rayonnages des bibliothèques spécialisées en vous focalisant sur les catalogues d’œuvres (monographies de sites, catalogues d’exposition).
  • De manière concomitante, n’hésitez pas à visiter les sites web des principaux musées qui mettent l’intégralité ou une partie de leurs collections en ligne (British Museum, J. Paul Getty Museum, Louvre, Cabinet des Médailles, etc.) ainsi que les plus grandes bases de données (Agorha, etc.).

Connaissez-vous les Classeurs Charbonneaux ? Il s’agit de plusieurs dizaines de classeurs comportant des photographies d’œuvres de nombreux musées français. Ces photographies ont été réalisées à l’occasion d’une mission dirigée par J. Charbonneaux dans les années 1970 en vue de compléter l’inventaire des collections. Une véritable mine d’or que vous trouverez au centre de documentation du département des Antiquités Grecques, Étrusques et Romaines du Musée du Louvre. L’accès est libre le jeudi et sur prise de rendez-vous les autres jours.

Chercher des œuvres : deuxième étape

  • Dans un second temps, si vous n’avez pas trouvé les informations que vous cherchez, vous pouvez commencer à consulter des ouvrages de synthèse et des articles spécialisés, en bibliothèque ou en ligne.

Pour un bon exemple de recherche dans les bases de données épigraphiques, n’hésitez à consulter l’article de Euan Wall sur les objets inscrits du volume 5 : https://digitalmuret.hypotheses.org/1235

Savoir s’arrêter

  • À défaut d’avoir localisé une œuvre, vous devez, a minima, la décrire et proposer une attribution chrono-stylistique.
  • Mais comme pour toute recherche, il faut savoir s’arrêter, même si l’on n’a rien trouvé ou pas suffisamment à son goût. C’est vous qui fixez le curseur pour savoir quand il est utile ou non de persévérer. Souvenez-vous, quoi qu’il en soit, qu’une bonne partie des œuvres ne pourra, de toute façon, pas être retrouvée. Et pour vous consoler, songez que vous en laissez un peu pour les prochains.


3. SAISIR DES DONNÉES

  • Travailler depuis le fichier partagé (Google Drive) ou à partir d’exports Excel en recopiant ensuite les informations dans le fichier partagé (pratique si vous voulez appliquer un système de filtres).
  • Éviter au maximum d’appliquer des filtres dans le fichier partagé car cela peut « piéger » les autres utilisateurs et créer des oublis.
  • Si, par malheur, un drame survenait lors de la saisie dans le fichier partagé (suppression des données, etc.), pas de panique, des sauvegardes automatiques ont été prévues pour prévenir le risque de perte des données. Mais bon, évitons d’en arriver là car ces sauvegardes n’ont lieu qu’une fois par semaine.
  • Vous ne devez saisir les informations que dans les groupes IV à VI.
  • Lors de la saisie, assurez-vous de respecter les normes indiquées dans la première ligne. Pour cela, passez sur les cellules de cette ligne avec votre souris.
  • Un cas très rare mais possible : l’existence de doublons. Si vous constatez la présence de doublons, inscrivez pour chacun, le numéro d’identification de son ou de ses homologues en colonne B.


4. PRÉPARER LA PUBLICATION

Dernières vérifications

  • Une fois la saisie des données terminée, vérifiez dans le fichier partagé qu’il ne reste pas de coquilles et que les champs sont renseignés selon les normes indiquées en-haut des cellules ; l’uniformisation est indispensable pour que le versement dans Agorha soit correctement réalisé.
  • Les références bibliographiques doivent être citées comme suit (Nom année, p.). Dès lors que vous citez une source, vérifiez dans l’onglet bibliographie du même fichier si sa référence existe déjà. Sinon, intégrez-la, en respectant l’ordre alphabétique et les normes que vous y découvrirez. Un conseil : faites-le directement, sans attendre la publication car ce travail peut se révéler fastidieux ; pour chaque nouvelle référence, créez une fiche sur Agorha et indiquez son UK dans le fichier partagé.
  • Vérifiez que chaque personne mentionnée dans l’historique moderne (colonne O) dispose d’une fiche Agorha. Si ce n’est pas le cas, créez-en une, inscrivez son UK dans la colonne O.

Contacter les musées

  • Répartissez-vous les musées à contacter. Vérifiez au préalable si les musées ont déjà été contactés. Si c’est le cas et qu’ils ont répondu par l’affirmative, il y a peu de chances qu’ils vous refusent une seconde livraison. Si c’est le cas et qu’ils ont répondu par la négative, ce n’est pas la peine d’insister. Si c’est le cas et qu’ils n’ont pas répondu, profitez-en pour les relancer sur la première livraison. Si ce n’est pas le cas, c’est parti !
  • Réunissez sur un seul et même fichier un maximum d’informations par dessin. Pas besoin d’être certain qu’un objet se situe dans une collection, une simple supposition, fondée sur un faisceau d’indices, est suffisante.
  • Envoyez par mail le texte type que vous trouverez dans les documents partagés (en anglais ou en français), avec la liste d’objets et la licence Creative Commons qu’ils devront vous retourner signée.
  • Si vous n’obtenez pas de réponse, une à deux relances par mail ou téléphone sont suffisantes ; au-delà, ce n’est plus la peine.
  • À chaque fois que vous envoyez ou recevez un mail, mentionnez-le dans le fichier word d’historique des échanges avec les musées en copiant les messages. Cela permet de garder une trace pour les suivants.

Rognage et renommage des images

  • Chaque notice publiée est accompagnée du dessin seul de l’objet, isolé du reste de la planche. Rognez-le ou les dessins de chaque objet et transférez-le(s) dans le dossier partagé prévu à cet effet. Renommez-le avec sa clé primaire. Souvenez-vous, un seul identifiant par objet, même s’il y a plusieurs dessins (ceux-ci doivent alors être rognés ensemble)
  • Faites de même avec les photographies reçues. La seule différence est que chaque photographie a son propre numéro d’inventaire. Ce n’est plus l’objet qui est l’entité mais la vue de l’objet. Pour un seul et même objet, donc, s’il y a trois photographies, inscrivez _1, _2, _3, à la suite de son identifiant.
  • Parfois Muret s’est appuyé sur d’autres illustrations qu’il a recopiées ou qui l’ont inspiré (signalées en colonne AP). Si vous avez trouvé ces illustrations, ajoutez-les au dossier partagé, et renommez-les selon les mêmes normes (identifiant et _1, _2).
  • Pour toutes ces illustrations, il faut remplir un fichier excel avec les métadonnées qui seront nécessaires au versement des images dans Agorha, puis dans le Digital Muret.
  • Enfin, c’est le service numérique qui s’occupe de verser toutes ces données (images et textes) dans Agorha où elles seront consultables sous forme de fiches mais également dans le site du Digital Muret que connaîtrez alors par cœur ! Si toutefois celui-ci vous avait échappé, il n’est jamais trop tard pour vous rafraîchir la mémoire : https://digitalmuret.inha.fr/s/digital-muret/page/accueil.

Pour en savoir plus sur le système d’information qui structure les données du site Digital Muret, faites un tour par la communication de Federico Nurra lors de la première journée d’étude consacrée à ce programme de recherche : n’attendez plus, c’est ici.

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